Jak zaplanować budżet weselny? Ile kosztuje wesele? Poradnik dla zorganizowanej Panny Młodej!

Ślub i wesele, to niewątpliwie najdroższa impreza organizowana przez Pary Młode. Dlatego też, będąc na samym początku przygotowań należy sobie odpowiedzieć na pytanie: „Jakiej wysokości budżet przeznaczymy na organizację całego wesela?” To jest niestety jedno z podstawowych pytań jakie powinni sobie zadać Państwo Młodzi, ponieważ od niego zależy, czy będziecie mieć możliwość zorganizowania przyjęcia na 150-200 osób, czy też budżet wystarczy na zorganizowanie i zaproszenie 50 gości.

Zaplanowany i przemyślany budżet, to podstawowe narzędzie do kontroli kosztów całej organizacji wesela. Doskonałe źródło wiedzy dla osób, które nie znają rynku, ponieważ nie mają doświadczenia i na co dzień do czynienia z organizacją ślubów. Zaplanowany budżet sprawia, że wiesz jakimi środkami dysponujesz i na co możesz sobie pozwolić w organizacji, by w połowie przedsięwzięcia nie biegać po bankach i nie szukać kredytu.

Budżet weselny, to temat, któremu należy poświęcić sporo czasu już na stracie Waszych przygotowań, aby uniknąć wesela na kredyt trzymajcie się skrupulatnie założonego planu finansowego. Z całą pewnością nie jest to romantyczna strona, romantycznego wydarzenia, ale bardzo racjonalna!

Stwórz budżet wesela i ślubu w 5 krokach:

1. Rozeznaj się w swojej okolicy (lub w okolicy miejsca planowanego wesela i  ślubu) – bowiem ważna jest tu znajomość rynku i cen usług – możesz ją zbudować w najprostszy z możliwych sposobów – wysyłając zapytania do 3-4 firm i prosząc o przesłanie oferty i cen usług. Ważne, aby podzielić usługodawców w oparciu o tych, którzy Ci się najbardziej, a którzy najmniej podobają – po takiej analizie poznasz przedział cenowy, który jest czasami bardzo duży pomiędzy podwykonawcami. Pamiętaj o uwzględnieniu, że:

• • • sala weselna – to 55 – 60 % Waszego budżetu*,
    • stylizacje Państwa Młodych – to 10% Waszego budżetu,
    • florystyka i dekoracje – to 10% waszego budżetu,
    • fotograf – to 5% Waszego budżetu,
    • video operator – to 5 % Waszego budżetu,
    • oprawa muzyczna wesela – to 5 % Waszego budżetu,
    • inne – 5 – 10%.

2. Na podstawie tych danych stwórzcie szacunkowy kosztorys, czyli odpowiedzcie sobie na pytanie: jaką globalnie kwotę chcecie przeznaczyć na organizację ślubu i wesela?

3. Zróbcie wstępną listę gości, których chcielibyście zaprosić z podziałem na osoby dorosłe i dzieci.

4. Ustalcie priorytety –  tworząc budżet mierzysz siły na zamiary, dlatego bardzo ważne jest określenie priorytetów, ponieważ to one pozwolą ci na dobry podział środków budżetu na poszczególnych podwykonawców.

5. Oceńcie stan swoich oszczędności, uwzględniając ile jesteście w stanie zaoszczędzić jeszcze do dnia ślubu. Jeśli uważacie za stosowne, to porozmawiajcie z rodzicami, czy będą Wam pomagać w finansowaniu wesela i w kwestii wielkości (wysokości) ich ewentualnego wkładu.

*Dość istotne tu są proporcje! Ponieważ najważniejszym elementem ślubnego budżetu jest liczba gości.  Z reguły koszt ten stanowi około 50-60% budżet planu i jest to koszt zmienny, czyli zależny od liczby zaproszonych osób. Im mniejsze wesele planujecie, tym mniejszy będzie koszt oraz udział tego kosztu w całkowitym budżecie ślubnym. Analogicznie wyglądać będzie sytuacja, gdy planujecie wesele na znacznie większą liczbę osób. Wówczas koszt zmienny będzie wyższy i udział tego kosztu w budżecie całkowitym wesela również. 

Ważne!

Pamiętajcie, że większość kosztów ponosi się przed weselem!

Usługę przygotowania budżetu możesz również wykupić u WEDDING PLANNERA (to koszt między 500 a 1000 zł). Powyższy opis pokazuje jak dużo czasu i energii trzeba poświęcić na przygotowanie i stworzenie budżetu. Zastanów się zatem czy nie lepiej zlecić to profesjonaliście?! – mając pewność że przygotuje taki plik specjalnie dla Was i zrobi to szybko, rzetelnie i profesjonalnie.

Sala weselna, to 55 – 60% ślubnego budżetu.

To pierwszy element na jakim skupiają się Młodzi przy organizacji ślubu i wesela i zarazem największy z wydatków. Pod pojęciem “sala weselna” może się kryć wiele czynników i aspektów organizacji przyjęcia weselnego. Każdy obiekt weselny działa w oparciu o własne zasady. Bardzo często też sale weselne świadczą usługi, nie tylko żywieniowe, bowiem coraz częściej wiele miejsc specjalizuje się z kompleksowej organizacji przyjęć, za normę chyba przyjąć można ofertę noclegu dla Was i Waszych gości.  

W zależności od miejsca organizacji przyjęcia weselnego i  regionu kraju, średnia cena jednego „talerzyka” to koło 280 zł. To opłata za podstawowe menu weselne – nie jest do niej wliczona, więc do ceny „talerzyka” należy dodać kwotę za alkohol, ciasto/ciastka i tort. Ilość tych pozycji również jest zmienna i zależna od planowanego menu. Resumując, cena za jednego gościa może wynieść średnio od 280 do 360* złotych. Warto jednak zwrócić uwagę, że opisywana jest tu przeciętna cena! Rzeczywista cena za gościa może okazać się niższa, ale również znacznie wyższa.

*Jeżeli para młoda planuje nocleg dla swoich gości, wówczas podany koszt automatycznie może wzrosnąć o kolejnych kilkadziesiąt złotych.

Wasz wymarzony obiekt weselny może mieć w swojej ofercie:

• • wynajem sali,
  • kilka wersji menu,
  • opłatę za “talerzyk”, czyli cenę jednostkową za menu dla Waszych gości,
  • korkowe,
  • noclegi,
  • usługę cukierniczą: tort weselny / słodki stół,
  • alkohol – usługę barmańską,
  • naukę tańca,
  • animatora dla dzieci,
  • oświetlenie,
  • dekoracje sali.

Istnieją również sale weselne, które wynajmują Wam tylko przestrzeń, wówczas po Waszej stronie jest znalezienie wszystkich powyższych usług i podwykonawców weselnych.

Jak widzicie procentowy udział “sali weselnej” w Waszym budżecie może się stanowczo różnić od tego umieszczonego powyżej, ale zawsze sumarycznie kwota ta, nie powinna przekroczyć ok. 60 % pełnego budżetu weselnego.

Fotograf i video operator, to 5-10% ślubnego budżetu.

Kolejnym sporym wydatkiem z jakim musicie się liczyć jest fotograf weselny i video operator. Wiele Par decyduje się na obie te usługi, choć ja mam wrażenie, że wszystkie! 

Koszty kamerzysty i fotografa są zbliżone do siebie i wahają się od 4 000 do do nawet 13 000 zł. Wysokość kosztów zależna jest przede wszystkim od umiejętności i doświadczenia. Najważniejsze w tym wypadku to dobre i sumienne rozeznanie, nie zaś sugerowanie się tylko ceną  – zwłaszcza w przypadku tych najtańszych – bowiem cena, choć nie zawsze, to jednak zazwyczaj jest odzwierciedleniem jakości oferowanych usług. Dobry fotograf ślubny ma szeroką gamę ofert i adekwatnych cen, a jego usługi zaczynają się od kwoty 4 000 zł. Najpopularniejsze firmy „foto” na rynku polskim, jednorazowo zarabiają ok. 7 000 – 13 000 zł.

Znajdziecie również w ofertach usługę fotografa za około 2 000 zł, jednak szczerze nie polecam Wam takich usług, bowiem tak niska cena oznacza, że to początkujący fotograf, najczęściej amator, osoba pracująca na słabym sprzęcie lub nie obrabiająca zdjęć. 

Jak więc można zauważyć jest dość duża dysproporcja cen i jakości usług, co może znacząco wpływać na Wasz budżet. Tworząc schemat budżetu weselnego (który znajdziecie powyżej) brałam pod uwagę średnią kwotę 4 000 – 5 000 zł.

Bardzo podobnie wygląda kwestia wyboru video-operatora, choć tu niestety ceny usług są wyższe niż w przypadku usług fotograficznych. Dobry wideo-operator zarabia od 6 000 nawet do 15 000 zł (czasami nawet więcej). Ceny ich usług uzależnione są od sprzętu jakim dysponują oraz popularności danej firmy. Przygotowując schemat budżetu weselnego brałam pod uwagę kwotę usługi 6 000 zł, bowiem w tej kwocie można znaleźć naprawdę dobrą jakościowo firmę. Jeśli ktoś oferuje Wam cenę za usługę video poniżej 4 000 zł to koniecznie (i bardzo dokładnie) sprawdźcie tą firmę.

Dekoracje i florystyka ślubna, to 10% ślubnego budżetu.

Najtrudniejszą i najbardziej nieprzewidywalną kategorią zajmującą około 10% budżetu ślubnego są dekoracje. To jedyna kategoria, która jest personalizowana i zawsze tworzona indywidualnie. Każda z Par ma bowiem różne oczekiwania względem doboru dekoracji i aranżacji florystycznej miejsca ceremonii.

Nie jest tajemnicą, że to poszczególne czynniki mają wpływ na budżet dekoracji. Bowiem wybór lokalizacji wesela, jakość i wielkość sali weselnej decyduje o tym jak dużą kwotę musimy przeznaczyć na dekoracje. Zarówno w stylistyce glamour jak i boho, są sale w których dekoracja może się skupiać jedynie na delikatnych akcentach, dekoracji stołu Prezydialnego i kompozycjach kwiatowych na stołach gości. A są i takie, które wymagają wielogodzinnej (a nawet kilkudniowej) i bardzo pracochłonnej dekoracji i oprawy florystycznej, tak by finalnie sceneria była zadawalająca dla Pary Młodej.

Oczekiwania Panny Młodej – nie oszukujmy się, to my kobiety w 95% jesteśmy odpowiedzialne za dekoracje! Ponieważ, to właśnie kobiety i oczywiście to  (TEN!) cudowne 5% mężczyzn, mają bardzo często duże oczekiwania względem dekoracji i są w stanie przeznaczyć na nie adekwatną kwotę, tak by ich ślub i wesele był jak z prawdziwej bajki!

Rodzaj kwiatów i wielkość kompozycji również ma ogromne znaczenie, ponieważ w przedmiocie dekoracji sal weselnych (ostatnimi czasy, to chyba wszystkie) Panny Młode mają bardzo mocno sprecyzowaną wizję dekoracji, w zgodzie ze zdjęciami z Pinterest (obrobionymi już i często podkręconymi kolorami przez fotografa, ale to opowieść na osobny wpis na bloga 😉 ) a co za tym idzie dokładnie sprecyzowany rodzaj, kolor i odcień kwiatów. By zaoszczędzić Wam (nierzadko) bajońskich kosztów importowania z całego świata kwiatów pozasezonowych, zwróćcie uwagę na to, by Wasze wymarzone kompozycje były z kwiatów sezonowych. Tak dla ciekawości – we wrześniu gałązka bzu kosztowała 120 zł – jedna sztuka! do jednej kompozycji zużywamy od kilku do kilkunastu! A i kompozycji jest zazwyczaj kilka.

Wielkość budżetu przypisanego do dekoracji podnoszą kwoty za wypożyczenie dodatków, jak np. obrusy, serwetki, krzesła, podtalerze, meble do strefy chill-out oraz oświetlenie, nie często bowiem te pożądane przez Was elementy są na wyposażeniu sal weselnych.

Oprawa muzyczna, to 5% ślubnego budżetu. 

Kolejną ważną pozycją w budżecie, lecz tym razem niezależną od liczby gości to koszt oprawy muzycznej – zespołu lub DJ’a. Wysokość tych kosztów również zależna jest od miejscowości, w której będzie odbywać się wesele. Inaczej będą się rozkładać ceny w dużych miastach, inaczej w mniejszych miejscowościach. Z pewnością jednak w znacznej większości przypadków cena DJ’a będzie o połowę mniejsza od ceny zespołu. Zespół w zależności od liczby osób to koszt w granicach 1 100 – 1 300 zł za osobę, dlatego decydując się na zespół sześcioosobowy, średnio należy liczyć się z kwotą około 7 000 tysięcy złotych. Koszt DJ około 3 000 – 3 500zł. Oczywiście należy mieć świadomość, że zdarzają się zarówno dużo droższe zespoły, jak i drożsi DJ’e. Na rynku z pewnością jest również szansa na znalezienie dużo tańszych alternatyw. Najważniejsze w tym wypadku to właściwie rozeznanie i nie sugerowanie się tylko ceną (zwłaszcza w przypadku tych najtańszych) bo cena, choć nie zawsze, jest zazwyczaj odzwierciedleniem jakości.

Stylizacja Pary Młodej, to 10 % ślubnego budżetu.

Stylizacja młodej pary to następny ważny i spory wydatek. Tutaj koszty również można bardzo ograniczyć, ale można również rozciągnąć do maksimum.

Cena sukni ślubnej ma spory wpływ na budżet weselny, w skrajnych wypadkach 😉 przyjmuje się, że stanowi nawet 15% kosztów całego wesela. Wychodząc z założenia, że to jedna, jedyna i najważniejsza w całym życiu, można zaszaleć 😉

Do sukni niezbędne są buciki oraz coś, czego nie widać gołym okiem – bielizna, zazwyczaj dobierana pod sukienkę, bo ta codzienna (mimo, że nowa) może nie pasować. Panna Młoda obowiązkowo ma makijaż ślubny, delikatniejszy bądź mocniejszy, ale ma! Wizażystki i fryzjera nie wolno pominąć w planowaniu budżetu, próbnej fryzury i makijażu także. Suknia, bielizna, buty, makijaż, fryzura może nas kosztować około 7 000 zł, jednak sama suknia może kosztować 9 000 zł, 15 000 zł lub więcej.

Stylizacja Pana Młodego, do której zaliczamy garnitur, frak lub smoking, koszulę, krawat lub muchę, buty, to wydatek rzędu 4 000 zł za cały zestaw. Chyba, że Młody wymarzył sobie garnitur szyty na miarę, wtedy ceny takich garniturów zaczynają się zwykle od 4 000 zł i idą w górę. Choć koszty są minimalne w stosunku do fryzury Panny Młodej, należy pamiętać, że Pan Młody również odwiedza fryzjera przed ślubem. A jeśli jest szczęśliwym posiadaczem, uwielbianego ostatnio, mocnego i dłuższego zarostu, w budżecie uwzględnijcie także barbera. 

Inne

Inne wydatki, to kategoria, której na poczatku planowania nie sposób przewidzieć, ale jest obowiązkowa w waszym budżecie. Mogą występować tu bardzo różne koszty i usługi, obrączki, zaproszenia, opłaty urzędowe, opłata za organistę, auto do ślubu, transport dla gości, fotobudka i/lub inne atrakcje na wesele, strój na poprawiny, dodatkowe (wygodniejsze) buty, kurs tańca czy, co Wam przyjdzie do głowy.

Ja zazwyczaj przeznaczam 5 % budżetu moich Par na nieprzewidziane wydatki. Na każdym etapie organizacji ślubu i wesela może się pojawić wiele niespodziewanych sytuacji, zatem warto taki zapas brać pod uwagę. 

Przykładowe oszacowanie budżetu weselnego.

W blogu wykorzystałam zdjecia z sesji zdjęciowych, które odbyły się w Polna Zdrój, Folwark Wrzosówka oraz Aquakultura

Fotografia: Maciej Chyra, Gosia Krajewska oraz Marcin Kaźmieruk

Aranżacja i dekoracje: Event Designer Dominika Lechowska

Modele: Iwona Stępień, Magdalena Majda oraz Sasha Limonov

MakeUp: Joanna Gąsior, Monika Rajska oraz Angelika Kedzbork

Słodkości: Cukiernia AleCiacho

Papeteria ślubna: Printografia

Suknie: pracownia Event Designer

Autor: Dominika Lechowska WEDDING PLANNER

Fotografia: Maciej Chyra